La oss IKKE ta et møte på det

Det er altfor mange møter på de fleste arbeidsplasser. Det er på tide å brette opp ermene.

Opprinnelsen til ordet møte stammer fra det gammelengelske verbet «mētan», i dagens talespråk «come upon», som betyr noe sånt som «å oppdage». Dessverre handler de færreste møter om å oppdage noe som helst.

Møte er med andre ord ikke lenger et verb, men et substantiv som altfor ofte betyr «mennesker som sitter på hver sin side av et bord og prater forbi hverandre, gjesper, ser på en Powerpoint-presentasjon og ikke kommer frem til noe som helst.»

Jeg har sittet i møter og tenkt at «dette er helt unødvendig». Sett på klokka og tenkt «dæven, som de preiker». Det finnes trolig få bedrifter i Norge som gjennomfører effektive møter med en klar agenda. Dette er spørsmålet vi bør stille oss: Var det nødvendig å ha et møte i utgangspunktet? Hva skjer hvis vi avlyser møtet? Faller organisasjonen sammen?

Møter får oss til å føle at vi gjør noe. Sannheten er at vi egentlig ikke får gjort noe fordi vi sitter i møter.

Ofte er det de samme menneskene som snakker på hvert møte. De ekstroverte, som liker lyden av sin egen stemme. En utfordring med det er at møtet kan ende opp med å handle om ord og abstraksjoner, ikke konkrete ting. Denne skravlingen tar veldig mye energi. Misforstå meg rett, jeg liker å prate med folk, men noen ganger er kanskje ikke et møte riktig kanal for det man ønsker å oppnå.

Og så mye tid som det tar! Åtte personer i et timeslangt møte er i praksis et dagsverk. I tillegg er det alltid noen som i forkant av møtet «bare skal hente en kaffekopp», får en viktig telefon, eller kommer inn døra etter møtet er sparket igang – kramer-style. Som om ikke dette er nok må jo folk bruke mye tid på å forberede seg til møter også. Den totale kostnaden for møter er enorm. Er den verdt alle timene med tapt produktivitet?

Ifølge informasjonsarkitekt Kevin Hoffman er gode møter i vår bransje fylt med empati, tillit og tverrfaglig samarbeid som fører til nye ideer. Dette er ikke noe vi kan vedta, men vi kan rigge hodene våre på en måte som gjør at vi får mest mulig ut av møtene. Om vi i det hele tatt skal ha et møte da.

Hvordan får du ditt team, avdeling eller organisasjon til å trekke i denne retningen? Hoffman gir deg svarene på Webdagene den 22. oktober.

Skal du likevel ha et møte? Dette bør du huske på:

• Ha et mål med møtet. Har ikke møtet et mål, avlys det.
• Hold møtet på sporet. Om noen stjeler agendaen eller skravler for mye, si ifra.
• Logg beslutninger fortløpende og knytt ansvar til alle involverte.
• Velg deltakere med omhu. Inviter så få personer som mulig.
• Krymp møtet (én time er altfor lenge. De fleste møter kan gjøres unna på ti minutter).
• Kom til en konklusjon og pass på at alle vet hva de skal gjøre når de går ut døren.
• Ikke bruk tid på møtet bare fordi du har booket en halvtime eller times møte. Er dere ferdig etter 17 minutter, avslutt møtet og brett opp ermene.